Chi ha l'obbligo di avere una firma digitale?

Chi ha l'obbligo di avere una firma digitale? © n.c.

La firma digitale è uno strumento che permette di firmare in formato elettronico dei documenti ufficiali e che al contempo permette di autenticarlo e di verificare in modo univoco l’identità del firmatario. L’uso della firma digitale si sta diffondendo sempre di più, per questo motivo averne una potrebbe essere una soluzione perfetta per velocizzare i propri impegni burocratici e documentali. 

Sebbene non tutti abbiano l'obbligo di dotarsi di una firma digitale, questo strumento può risultare utilissimo per la gestione di documenti importanti e per semplificare diverse procedure burocratiche. Nel caso in cui si abbia la necessità di una firma digitale ma si voglia evitare di sostenere costi fissi, tra le opzioni più convenienti c'è quella di attivare la firma digitale gratis con Lettera Senza Busta, fornitore tra i più noti in questo ambito, in quanto consente di sfruttare questo servizio senza alcun obbligo di abbonamento. 

In quest’articolo scopriamo in modo più approfondito cos’è la firma digitale, come funziona e chi è obbligato ad averne una. 

Firma digitale: cos’è? 

Per firma digitale s’intende uno strumento informatico che permette di apporre la propria firma in formato elettronico sui documenti. Questa assolve a due funzioni primarie: la verifica dell’identità del soggetto che appone la sua firma; la conferma dell’autenticità del documento che è stato firmato. 

La firma digitale è diventata sempre più utilizzata in diversi ambiti come quello dei prestiti personali online, richieste di carte di credito, firma di documenti bancari, ma anche assolvimento dei propri doveri burocratici in ambito societario o per le operazioni e comunicazioni in atto tra la propria azienda o la propria persona e le diverse pubbliche amministrazioni. 

Con la firma digitale si garantisce la vidimazione alla ricezione del documento e soprattutto si definisce che il firmatario è a conoscenza del contenuto ed ha firmato il tutto senza svolgere alcuna modifica. 

Firma digitale: quali sono le principali caratteristiche 

La firma digitale si basa sull’associazione dei dati pubblici, mediante appositi software che sono in grado di verificare l’identità di chi appone la firma e dei dati privati che solo il suo titolare conosce. 

Attraverso la combinazione tra queste due chiavi che sono attribuite all’utente in modo univoco, avviene la formazione della firma digitale che poi si può utilizzare per tutti i documenti ufficiali firmati elettronicamente. 

Per usare la firma digitale, in genere, viene dato al firmatario una chiavetta USB oppure una smart card che si può collegare a un lettore specifico, un software dedicato, che unisce i dati privati e i dati pubblici, dando luogo a una chiave crittografata di identificazione. 

Il software messo in atto pone la firma digitale sul documento, in questo modo la vidimazione dello stesso sarà pienamente valido ai sensi della legge e si potrà archiviare o spedire il documento mediante i sistemi di posta elettronica. 

L’uso congiunto di firma digitale e PEC permette di certificare sia l’invio sia la ricezione del documento. Ecco perché questo metodo viene usato principalmente per le comunicazioni ufficiali tra le aziende, tra i vari enti e tra le pubbliche amministrazioni. 

Per chi è obbligatoria la firma digitale?

In Italia, la firma digitale è obbligatoria solo in alcune occasioni. Nello specifico, si richiede la firma elettronica per chi: adopera (come previsto dalla legge) il sistema di fatturazione elettronica e quindi opera come libero professionista, lavoratore autonomo o freelance (con un fatturato superiore ai 25 mila euro all’anno). 

Le pubbliche amministrazioni e i liberi professionisti che collaborano con queste (anche se solo occasionalmente) devono munirsi della firma digitale. Questa è obbligatoria anche per inoltrare delle autocertificazioni e per la stesura di un atto pubblico. 

La firma digitale è obbligatoria per la firma dei bilanci, dei documenti ufficiali e degli atti societari. Inoltre, serve a svolgere l’iscrizione al Registro delle Imprese online. Infine, le partite IVA hanno bisogno della firma digitale per le operazioni finanziarie e contabili.